Adjoint(e) administratif(ve)
Baluchon Répit long terme (auparavant Baluchon Alzheimer) est un organisme à but non lucratif québécois, qui a 25 ans d’existence. Sa mission est d’offrir du répit, du soutien et de l’accompagnement aux proches aidants qui désirent maintenir à domicile leur proche malade et en perte d’autonomie. Baluchon est en pleine expansion et offre maintenant des services à de nouveaux types d’usagers en fin de vie, alités ou souffrants de maladies dégénératives comme le Parkinson, la SLA et la SCP. Il s’agit du seul OBNL à offrir un répit à domicile de longue durée (4 à 14 jours), 24 heures/24, 7 jours/7. Ses services sont disponibles partout sur le territoire québécois à un coût modique pour les familles.
L’approche unique de Baluchon est de consacrer environ 8 h en pré et post baluchonnage pour bien cerner les besoins de la famille, jumeler la bonne accompagnatrice (appelée baluchonneuse) et offrir un continuum de service après le répit. Pour ce faire une équipe de quatre personnes encadre chacun de nos baluchonnages et crée un contact privilégié et direct avec l’aidant.
Description du poste :
L'adjoint(e) administratif(ve) est chargé(e) d'assister l'équipe de Baluchon et de sa Fondation dans leurs fonctions administratives. Il/elle s'occupe de l'accueil, accomplit des tâches de secrétariat telles que le compte-rendu, la correspondance, la mise en page et la planification de réunions, et communique les renseignements aux usagers et aux donateurs. De plus, il/elle reçoit, traite et expédie des documents, et compile des résultats statistiques. Enfin, il/elle joue un rôle clé dans la logistique d’événements et de formation.
Description des tâches :
En collaboration avec la direction générale :
- Répondre aux appels entrants de l’organisme et fournir l’information pertinente avec tact et courtoisie
- Assurer l’accueil et la réception de marchandises en présentiel
- Ouvrir, traiter et distribuer le courrier, les livraisons et les courriels
- Gérer la boîte courriel de l’organisme
- Gérer l’agenda de la direction générale
- Assister la DG dans le suivi et la gestion des ententes gouvernementales
- Maintenir le système de classification et gérer les listes d’envoi
- Participer à la rédaction des correspondances officielles et assurer la qualité linguistique de la présentation des documents
- Assister et préparer les conseils d’administration, les assemblées générales, convocations, mise en page et envoi des documents, rédiger les procès-verbaux et faire le suivi des actions.
En collaboration avec l’équipe :
- Assister au besoin, l’équipe clinique dans la gestion des documents pré et post-baluchonnage
En collaboration avec les directions Finances, RH et opérations :
- Organiser la logistique des rencontres, des réunions, des formations de groupes, des ressourcements (3 jours, 50 personnes) et des activités de levée de fonds
- Effectuer des achats en ligne
Exigences
- DEP en secrétariat ou DEC en techniques administratives
- 2-3 ans d’expérience pertinente
- Une expérience dans un OBNL (atout)
- Une excellente maîtrise du français parlé et écrit
- Une grande connaissance des outils Microsoft (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Teams)
- Faire preuve de tact, de discrétion et de rigueur
- Une grande capacité d'adaptation aux changements
Conditions particulières :
- Disponibilités pour travailler après 17h00 lors des CA (12 rencontres par année) et 1 à 2 fois par année les fins de semaine pour des événements spéciaux.
- Disponibilités pour se rendre au bureau plus d'une fois dans la semaine, au besoin.
Conditions de travail :
- Type d'emploi : Temps plein, Permanent
- Rémunération : 23,00$ à 25,00$ par heure
- Heures prévues : 35 par semaine
- Horaire : du Lundi au Vendredi
Avantages :
- Programme d'Aide aux Employés
- Programmes de Bien-être
- Stationnement sur place
- Tenue décontractée
- Travail à domicile
Lieux : télétravail en moyenne 4 jours par semaine et une journée en présentiel.
Vous trouverez chez Baluchon une équipe humaine, dynamique et bienveillante habitée par le désir d’aider. Nous célébrons la diversité d’être et de penser.
Pour postuler: faire parvenir son curriculum ET une lettre de motivation (obligatoire) soit directement sur Indeed ou à l'adresse courriel rh@baluchonrepit.com.
Question(s) de présélection:
- Dans le cadre du processus de recrutement, il y a un test de français obligatoire à compléter. Le test comprend plusieurs sections avec des questions à choix multiples. Prenez le temps de lire attentivement les instructions et de sélectionner les meilleures réponses.
- Veuillez cliquer sur le lien ci-dessous ou le copier/coller dans votre barre de recherche afin de compléter le test: